誠意ある電話応対を心がけよう

電話対応におけるビジネスマナーは、声と言葉に集約されます。
表情が全く相手に伝わらない以上、声で表情を作るしかないのです。
これは、普段生活している際に電話を受ける場合とは全く異なる、ビジネスマナーならではの点と言えます。
では、どのような対応が好ましいのでしょうか。

まず、電話対応の基本としては、第一声の大きさです。
ここで頭ごなしといわんばかりに大きな声をあげたり、あまり聞こえないというくらい小さな声だったりすると、電話した方は若干「ん？」という気分になります。
相手によってはこれだけで大きなイメージダウンとなる場合すらあります。
第一声は非常に重要なので、必ず柔らかい口調で聞き取りやすい声を出せるようにしておきましょう。

言葉遣いに関しては、とにかく丁寧である事に尽きます。
尊敬語、謙譲語の誤りも、こと電話対応に関しては御法度です。
何しろ、相手に対して誠意を見せられる要素が少ないのが電話対応ですから、その部分でのミスというのは許されません。
完璧が求められる仕事といえるかもしれませんね。
電話対応とは、それだけ難しいお仕事なのです。

とはいえ、基本的には誰でもできるし、できるものだとみなされているお仕事でもあります。
アルバイトに任せる企業も少なくありません。
ビジネスマナーさえ遵守していれば、それほど難しく考える必要がないのも事実ではあります。
会社の顔として恥ずかしくないような対応をしていれば、問題はないのではないでしょうか。

取り次ぐ相手が不在の場合は？

電話対応というのは、相手の顔が見えない分、どこでどう感情が動いたかというのがわかりにくいという点があります。
その為、トラブルが多いものといえるかもしれません。
このトラブルに対する対処もまた、ビジネスマナーというものがしっかり存在しています。
そのビジネスマナーを守らなければ、会社のイメージを損なう事となるでしょう。

まず、トラブルの火種についてご説明します。
電話対応というのは、トラブルの宝庫です。
そのトラブルをどれだけ未然で防げるかというのも、ビジネスマナーのテクニックのひとつといえます。
そのトラブルの火種となるケースで最も多いのが、取次ぎの相手が不在のケースですね。
この時の対応で不備があると、問題が発生しやすいようです。

外部からの電話で取り次ぐべき相手の名前を言われた場合、当然その相手に取り次ぐ事になりますが、その人が営業などの役職の場合、会社にいない時間のほうが多いですね。
当然、不在となります。
その場合の対処法は、まず迅速にその事実を伝える事です。
次に、その取り次ぎ相手がどれくらいで戻るかというのを伝える必要があります。
スケジュールボードに記されてあれば、それを伝え、その頃にかけ直してもらうか、こちらからかけ直させるかすれば問題はないでしょう。

もしスケジュールにない不在というパターンであれば、取次ぎ相手の携帯電話にかけ、所在と戻る時間、電話があった旨を伝える必要があります。
その場合は、一旦かけ直させますと伝えて電話を切り、そこから取次ぎ相手の携帯に連絡、という形になります。
間違っても外部の方に電話口で待たせることがないようにしましょう。

場合によっては、伝言を頼まれる事もあります。
電話の前には必ずメモ帳と筆記用具を置いておきましょう。
万が一ない場合は、慌てずに一旦待ってもらい、メモ帳を探しましょう。
頭で覚えず、必ずメモに取る事が大事です。
聞き取れない場合は、失礼ですがと頭につけ、聞きなおしましょう。
それもビジネスマナーです。

クレーム対応にもビジネスマナーがある

電話対応で一番厄介なのは、クレーム対応ですね。
これは、新人には難しいかもしれません。
しかし、実際には新人に任される事もあり得ます。
人手の少ない会社では、クレーム担当を置いていない場合もあり、そういった会社ではあまり誰もやりたがらないこの役割を新人が行うという事もあります。
それが正しいかどうかはともかく、クレーム対応に関しても、ある程度しっかり対応できるような能力が必要となるわけです。
当然、クレーム対応にもビジネスマナーはあります。
ビジネスマナーの大原則である、会社の信用を損なわないという点において、このクレーム対応というのはかなり重要です。
しっかりと対応できるようにしておきましょう。

まず、クレームがどのようなものであれ、丁寧に対応するのが絶対的なビジネスマナーと言えます。
明らかな言いがかり、あるいは嫌がらせであっても、言葉を荒げてはいけません。
必ず、落ち着いた対応をする必要があります。
そういった相手であればまだいいのですが、当然本気でクレームをつける人たちも多数います。
そういう場合は、誠意を持って対応しなければなりません。
まずは相手の興奮をある程度収める為、謝罪から入りましょう。
次にクレームの内容を具体的に聞き、その解決法を導き出す事になります。
その際、相手の意見を否定する為に話を遮ったり、沈黙を長くしたりしてはいけません。
意見がある場合は相手の話が終わってから、そして話の途中で必ず柔らかい口調のあいづちを打つようにしましょう。

原因がわかり、解決法がはっきりした場合は、それをすぐに伝えましょう。
問題はわからない場合です。
下手に言い訳するよりは、すぐに調査するという旨の言葉を伝えましょう。
後は実際に調べ、再度連絡する事になります。
連絡先を聞くことを忘れないようにしましょう。
電話の最後には、「貴重なご意見を頂き、誠にありがとうございました」などの言葉をかけることも重要です。

軽自動車の種類

軽自動車は新車・中古車問わず、昔からとても人気があります。
軽自動車といってもさまざまなタイプがあるので、ここでは
・「セダンタイプ」
・「セミトールタイプ」
・「トールワゴンタイプ」
について見ていきましょう。
軽自動車の新車や中古車の購入を考えている人は、参考にしてみてください。

セダンタイプは、スズキ「アルト」やニッサン「ピノ」、ダイハツ「ミラ」などがあたりますね。
セダンタイプは見た目が小さいため、軽自動車らしいイメージがあります。
メリットは、値段が安い、燃費が良い、小回りが効く、駐車がしやすいなどです。
一方、デメリットとしては、狭く感じる、4人乗りでは窮屈、あまり荷物が積めないなどです。

セミトールタイプは、室内の広さと優れた走行性能を確保した、バランスの取れた軽自動車です。
ファミリーからワーク用まで、いろんな使用の仕方があります。

トールワゴンタイプは、ダイハツ「タント」やスズキ「パレット」、ミツビシ「トッポ」などが該当します。
このタイプは、天井が高いので、室内がかなり広く感じ、たくさんの荷物を積めますし、視界も広いので運転しやすいです。
デメリットとしては、車体重量が重いため燃費が悪く、ターボなしだと加速性能がやや劣ることです。
この人気のあるタントの査定相場はこちら。
またトヨタの最高級のミニバン、アルファードの査定相場も参考にしてね。

こちらから電話をかける時の注意点

電話を受けるのは、比較的簡単です。
ビジネスマナーにおいても基本中の基本ですから、クレームなど特殊な対応を除けば、すぐに慣れることができるでしょう。
問題は、電話をかける事になった場合です。
日常生活の中では、電話を受けるのもかけるのもそれほど差はないかもしれません。
せいぜい、これから口説こうと考えている異性にかける時に緊張する程度でしょう。
しかし、ビジネスの世界だとそうはいきません。
こちらからかける場合は、受ける場合とはまた違ったビジネスマナーが必要となります。

電話をかける際のマナーとしては、まず初めてかけるところの場合、「はじめまして」を、二度目以降は「お世話になっております」を最初に一言添えることが大事です。
この一言があるかないかは大きな違いと言えます。
次に、会社名、自分の名前を告げます。
その後、用のある相手に取り次いでもらうように頼みます。
これで第一段階はクリアです。

次は、取次ぎ相手に変わった際の対応です。
まず挨拶をし、今電話できる状態かを確認しましょう。
携帯電話ほどではないですが、たとえ電話に対応していても、短時間しか話せない場合もあるので、この確認も重要です。

しばらく話しても大丈夫のようなら、用件を話します。
短時間しか出られない状態なら、特にシンプルに用件の概要のみを伝えておきましょう。
用件を伝え終わったら、後は失礼のないよう挨拶して切るだけです。
ですが、受話器の置き方も注意が必要です。
ゆっくりと、丁寧に置きましょう。

携帯電話の扱いに注意

近年のビジネス界において、最もビジネスマナーに悪影響を及ぼしているのが、携帯電話であることは間違いないでしょう。
携帯電話は、ビジネス業界に大きな恩恵をもたらしました。
情報化社会、情報高速化の時代において、携帯電話ほど重宝されるものはありません。
これによって、営業をはじめ、様々な仕事は効率をアップさせる事に成功しました。

しかし同時に、携帯電話の普及以降、あらゆる面で日本人はマナーというものを軽視するようになったのも事実です。
携帯電話をいつどこででもいじる人が増え、結果的には若者だけでなく年配者まで時間を忘れて携帯を眺めるというような光景が目にされるようになりました。
携帯電話は、マナーを著しく低下させる道具という面も持っています。

そんな携帯電話ですが、特にマナー違反が著しいのは、会議中の呼び出し音です。
このパターンは一番多いミスです。
マナーモードでも、バイブ音でその場が一瞬止まります。
必ず会議中、打ち合わせ中は電源を切っておく事が必要です。
当然これは、他の会社の訪問時や電車内でも同じことが言えます。

ですが、電車に関しては、守らない人がほとんどです。
電車の中では携帯電話の音、電話に出て話す人の声が常にしているというくらいです。
これはビジネスマナーじゃなくて日常のマナーとも言えますが、携帯電話の扱いに関してはもう少し国をあげて指導すべきかもしれません。
それこそ学校で時間をとり、道徳教育の一環として教えていけば、改善されていくのではないかと思います。
ビジネスマナーは日常のマナーが土台にあって成り立っていますから、必ずビジネスマナーにもいい影響を与えるはずです。

携帯電話はビジネスパートナー

◆携帯電話はビジネスパートナー
ビジネスマナーには悪影響ばかりを及ぼしていると思われがちな携帯電話ですが、実際問題として、現代社会のビジネスは携帯電話抜きには語れないというくらい、携帯依存の時代を迎えています。
仕事をしていて携帯を持っていないという人はかなり稀なくらいです。
実際、携帯は今や小型パソコンともいえるくらい、充実した機能を備えています。
仕事の際には重宝する事になるので、手放す事はできないでしょう。

携帯電話の中でも、近年特に仕事に活用されている機能は、やはりメールでしょうか。
携帯で話す場合、相手が電話に出られる状態かどうかはわかりませんね。
その為、日中はどうしても気を使ってしまいます。
会議中の相手に電話してその着信音で会議がストップした場合、当然それは電源を切っていなかった着信側の責任ではありますが、かけた側としてもあまりいい気はしません。
しかしメールの場合、ほとんどの人は音がならない設定にしているので、電源を切り忘れていても最悪バイブ音だけで、全体には聞こえないということで最悪のケースは免れます。
また、会議以外で電話に出られない状況の場合（運転中など）、メールであれば焦る事もなく、後々対応できます。
このため、最近ではビジネスのお話であってもメールを希望する人が増えています。

そうなってくると、ビジネスマナーの観点から、ビジネスメールに関するマナーが必要となってきます。
とはいえ、文章にする場合、会話ほどハードルは高くありません。
見直しもできますし、インターネットを使って定型文を見ることもできます。
そういう意味では、メールの方が双方とも楽というケースが多いですね。

ただし、初めて交渉する相手や接する相手にメールから入るというのは、いささか問題があります。
マナーの点から言っても、最初は電話で会話し、相手がメールを所望する場合にのみ行うというのが正しいメールの使用法といえるでしょう。

ビジネス文書の基本は堅く、丁寧

会社に勤めていると、必ず必要となってくるのがビジネス文書の作成です。
ビジネス文書というのは、簡単に言えば、仕事で使用する書類ですね。当然、社内でのみ使用する文章と、社外に対して送付、発信する文章では全く異なってきます。

近年では、メールによるやり取りが増えてきているので、メールでのビジネス文書作成というのも、スキルとして必要になってきています。とはいえ、それほどの違いはないので、基本的には髪の書類を作成するノウハウから覚えていきましょう。

ビジネス文書というのは、マナー遵守が絶対です。
会話では、マナーを違反した言動であっても、その場ですぐ謝罪できますし、瞬発的な失敗は誰にでもある事なので、問題になる事は少ないでしょう。
しかし文章化した書類の失敗は、後々面倒になりかねません。
修正するだけでも結構面倒な手順を踏む事もあります。
その為、ビジネス文書においてはマナー違反がないかをくまなくチェックする事が必要となってきます。

そんなビジネス文書というのは、基本的には堅い文章、丁寧な文章が使用されます。
ほぼテンプレート化しているので、それを覚え、そこにケースバイケースの言葉を足していくというのが基本です。
その為、実はあまり難しくはありません。
身構える必要はないので、焦らずゆっくり覚えていきましょう。

ビジネス文書で重要なのは、日付がちゃんと明記されているかどうかという点です。
あらゆる記録物は、日付をつける必要があります。
後々の整理の際に混乱しないよう、必ずチェックしましょう。

パーツ交換時期と車の買い替えタイミング

高価なパーツ、タイミングベルトの交換時期について考えておきたいことは、タイミングベルトの交換のタイミングと車の買い替えのタイミングです。
パーツが寿命を迎えるたびに買い替えていたら、出費はかなりの物になってしまいます。
ですから、パーツ交換するくらいなら、車ごと買い替えた方が安く済む場合も決して少なくはないのです。

タイミングベルトの場合には、一応の目安として、走行距離10万kmというものがあります。
一方、車の買い替え時期は、その車の諸条件や本人の意思など色んな判断材料があるものの、おおよそ10万kmが目安になりますね。これは、車本体の寿命ではなく、パーツとしても10万kmが寿命の目安になっていることが多いとか、中古車買取査定で10万kmを超えると、条件面でかなり厳しい査定を下されることなどが挙げられます。

逆に言えば、走行距離10万km以上でも、寿命を迎えたパーツさえ取り替えれば、車はまだまだ乗れるということになります。
その車にあと何年乗るかと、交換時期まであとどれくらいかを逆算して、タイミングベルトの交換時期と車の買い替えが同じくらいだったら、少し早めに車を買い換えるというのが、賢い選択と言えるでしょう。
これから買い替えを考えている方は、セレナの査定相場で査定価格を把握しておくと良いでしょうし、また、輸入車ＶＷの下取り査定はこちらＶＷの査定相場。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、様々な種類があります。
それらはしっかりと違いを把握しておかないと、ビジネスマナー違反というだけでは済まなくなる可能性すらあります。全てをしっかり認識し、それぞれの特徴と仕様をつかんでおきましょう。

まず、ビジネス文書には社内文章と社外文章があります。
社内文書は、「計画書」「報告書」「通達」「稟議書」「議事録」などといった、社内の情報を記録する文書です。
社外文書は、「請求書」「注文書」「見積書」「通知書」「礼状」「挨拶状」などといった、社外に対して出す文書です。

社内文書に関しては、それぞれの書類に関してフォーマット、すなわち定型文が存在しています。
よって、それをパソコンに全て取り込んでおけば、特に問題はないでしょう。
時候の挨拶などは不要です。
基本的には事務的な文章で問題ないので、あまり余計な物は付け加えなくても構いません。
日付をしっかり正確に書くのと、内容を間違わない事を注意するだけです。

一方の社外文書に関しては、前文と末文の挨拶、言葉遣いなど、非常に気を使います。
挨拶に関しては、いくつかのフォーマットがあるので、その中から現在の時節に合ったもの、相手方に合わせたものをチョイスするという形になります。
また、これはビジネス文書全般にいえますが、横書きが原則です。
宛名はまず社名を書き、次に役職名、担当者指名、と書いていきましょう。
結構迷うのが、最後につける文字ですね。
役職名のある宛名の場合は「殿」、個人名に対しては「様」会社及び部署の場合は「御中」が基本です。

こういったビジネスマナーは、社会人になってすぐに身につける必要があります。
一年生だからまだビジネスマナーをよく知らないでは通らない問題です。
フォーマットが確立されているので、難しい事はありません。
しっかりビジネスマナーの基本を覚えていきましょう。