サイボウズLiveの活用法 ~社内編~

こんにちは。エスエス会計スタッフのSuzukiです。

先週末に関東を通過すると言われていた台風12号は、四国や近畿地方を激しい雨風を伴って通過し、避難勧告まで発令され大きな被害が出ているようです。
関東には上陸しなかったにも関わらず、今回の台風はサイズが大きく自転車並みの遅い速度だった為に、関東でも強い風が吹き、大粒の雨が降ったと思ったらすぐに止むという、なんとも変なお天気でしたね。

さて今回のブログは、エスエス会計で使っているサイボウズLiveをご紹介致します。


<メールからチャットワークへ>
チャットワーク
現在メールは、ビジネスにおけるコミュニケーションツールの主流となっていますが、エスエス会計ではあえてメールを極力なくす方法で、社内の業務を見直しました。
そこでまず使用したのが、社内のコミュニケーションを円滑かつ効率に行うことが出来るチャットワークでした。


メールは便利なツールですが、以下のデメリットが考えられます。
   ・受信メールの整理等に時間と手間がかかる。                      
   ・迷惑メールで重要なメールを見逃してしまう。                      
   ・メールを誤って違う人に送ってしまった場合、取り消しが出来ない。         
など、が挙げられます。


このようなメールのデメリットを解消するために導入したチャットワークは、
   ・仕事の内容ごとなどグループを作成することが出来るため、整理する必要がなくなる。
   ・メールの代わりとなるチャットやファイルは、後から編集や削除も出来る。         
   ・タスク管理が出来るため、忘れないための備忘として使用することが出来る。             
などが可能になりました。

またブラウザ上で動作するWebアプリのため、PCやスマートフォンがあれば、いつでも見ることが出来るため、とても便利なツールのひとつと言えるでしょう。

<チャットワークからサイボウズLiveへ>
サイボウズ
しかしチャットワークを使用していくうちに、ある問題点が浮上しました。
過去の書き込みの検索が出来ない!のです。また、後から読み返してみると、会話の流れがつかみにくい部分もありました。

そこで新たにコラボレーションツール(会社や友人や家族など複数のグループでのやりとりを管理し、やりとりをスムーズにするための、Webサービス)としてサイボウズLiveを使用しました。

エスエス会計では、すぐに連絡したいという場合の即時性に優れているため、用途を使い分けてチャットワークとサイボウズLiveを併用しております。


このサイボウズLiveは、
・イベント機能を使ってスケジュール管理
・ToDoリストを使ってタスクの管理。
・掲示板を使ってやりとり機能
・共有フォルダでファイルを共有
・過去に記載した内容の検索

をグループ単位で行うことが出来るのです


それではどのように社内で活用するのか、見ていきましょう。

<<グループが作れる>>
グループ
エスエス会計では、社内用として2つのグループを作成しています。
SSAスタッフ用グループ・・・スタッフ用の業務管理用
SSA全社用グループ・・・代表者を含めた全員用

また自分だけのグループを作ることも出来ます。(鈴木管理用)

<<イベント機能>>      
イベント

会議の予定や各スタッフのお休みの予定表などを記載しています。

<<ToDoリスト>>

これからやるべき事項のリストで、期日指定が出来るため、いつまでにやるべきことなのか把握することが出来ます。
また現在の進行状況も把握出来るため、他のスタッフが続きを行うことも可能。

<<掲示板>>

スタッフ同士でミーティングした内容や、話題になっているトピックを掲載しており、内容をすぐに把握することが出来ます
また、代表者宛に顧客等からの電話があった場合は、こちらの掲示板に書き込みを行うことにより、代表者へ自動的にメールが行くようになるため、わざわざ電話やメールをすることもなく、とても便利です。

<<共有フォルダー>>共有フォルダ

グループ内で同じ共有フォルダを使うので、ここにファイルをアップロードするだけでファイルの共有が可能です。メールでは、宛名を付け、本文を書き、などがありますが、その手間も省けます。
またサブフォルダを作ったり、ファイルの世代管理が出来るので、常に最新のファイルをアップしておくことが出来ます。



簡単ですが、エスエス会計の社内で使用していますサイボウズLiveを紹介いたしました。
参考になりましたか。是非皆さんも使ってみてください。

【サイボウズLIVEの導入を紹介したパンフレット(漫画でのご紹介)】
http://live.cybozu.co.jp/extras/miscs/live_first-step-guide.pdf

次回は、このサイボウズLiveを社外で、どのように使っているかを紹介いたします。
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【Sakagami】
エスエス会計代表
【Nakamura】
社会保険労務士。社会保険・人事労務を中心に執筆。シニアスタッフ
【Sawada】
税務を中心に執筆。中学生の二児あり。
シニアスタッフ
【Suzuki】
幼児、小学生の二児あり。シニアスタッフ
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