サイボウズLiveの活用法 ~社外編~

こんにちわ、エスエス会計スタッフのTakeuchiです。サイボウズLiveロゴ

先日からエスエス会計のホームページをリニューアルしているのですが、ようやくスタッフ紹介ページが完成しました。なるべくお客様に親しみを持っていただけるようなページを心がけて作成しましたので、ぜひご覧ください。

さて、前回のスタッフSuzukiの「サイボウズLiveの活用法~社内編~」に続いて、今回は社外とのコミュニケーションを取る際のサイボウズLiveの使い方を解説します。
イベント、TODOリスト、掲示板などの色々な機能を共有することができる便利なWebサービスであるサイボウズLiveですが、情報の共有は社内・社外に関係なく実施することができます。

お客様のとのやり取りについても、改善の出発点はやはり「メールのやり取りをなくす」ことでした。メールはビジネス上のやり取りとして幅広く使われていて、非常に便利な反面、大事な情報が埋もれてしまったり、また送り間違えをしてしまうリスクもあります。

Gmailやメールソフトの機能を駆使して、そうならないように工夫するという方法もあるとは思いますが、ITスキルの習熟度合いにも影響されるので全てのお客様がそれを実施するのは難しいでしょう。

そこで、エスエス会計では社内で導入しているサイボウズLiveをお客様とのやり取りにも活用することにしました。社内でサイボウズLiveを使う場合と違って、社外との情報共有には色々と気を使うところべきところもあります。導入のStepに従って、順番に見ていきましょう。


Step1 グループ作成するStep1グループを作る

サイボウズLiveでは、「グループ」と呼ばれる単位で情報を共有して管理します。お客様1社につき1グループとなるのが一般的です。グループを作るだけで、そこに掲示された情報はお客様とエスエス会計しかみることが出来ません。

ただ、エスエス会計の場合は代表者とのみ共有するべき情報、これは代表者も窓口担当者の両方と共有すべき情報、など内容によって共有範囲を限定する必要がある場合も少なくありません。

そういう場合には、お客様1社につき複数のグループを作成し、グループのメンバーをそれぞれ限定することで、共有する情報も分けるようにしています。

例えば、今はこんな感じのグループを作っています。
(1)社長室・・・代表者とエスエス会計のみがメンバー
(2)スタッフルーム・・・代表者と窓口担当者


給与情報、決算報告などの経営者しか知りえない情報は(1)へ、その他の情報は(2)でという風に使い分けています。

お客様とのやり取りの中で、今後は更に細かいグループが増えてくるかもしれません。
幸いにもサイボウズLiveは今のところグループは半永久的に増やすことが出来るので、用途に応じてグループを複数作るという方法は結構有効です。


Step2 掲示板を整えるStep2掲示板を作る

グループを作ったら、次は掲示板を整えて、どこに情報があるかを明示できるようにします。サイボウズLiveは検索性に優れているので、グループ内を検索することである程度は必要な情報にたどり着けるのですが、ビジネス上のやり取りはある程度のルールを決めたほうが円滑にいくものです。

「○○用掲示板」「△△用掲示板」「その他掲示板」。このような感じで掲示板の用途を限定した上でやり取りを始めれば、掲示板が乱立してしまい必要な情報を探しにくくなるという事態を防ぐことができます。

エスエス会計の場合は、どのお客様とも3~5個の掲示板があれば、その範囲で十分にコミュニケーションをすることができます。

乱立してしまった掲示板を後から整理するのは非常に手間がかかりますので、グループ作成する際に、合わせて掲示板の作成・書き込みルールを取り決めてしまう方がいいと思います。


Step3 イベントを登録するStep3イベントを登録する

お客様との間で共有すべきイベントとしてまず思いつくのは、訪問・打ち合わせの日程です。

例えば、今日の打ち合わせの後に、「次回は9月30日に打ち合わせをしましょう。」ということになったら、帰りの電車の中などですぐにそのイベントを作成してしまいます。サイボウズLiveはスマートフォンはもちろん、普通の携帯電話からでも操作できますので、こうすることで、打ち合わせ日程についても即時に共有ができます。

他には、出張や有給休暇で不在にしている場合なども、このイベントに登録しておけば、お客様との間で共有ができます。お客様が電話をかけてきた時に、「Takeuchiは本日お休みをいただいておりまして・・・」というやり取りがなくなるのは、お客様にとっても余計な時間を使わずにすみますし、他のスタッフにも電話を取って、メモを残すという手間をかけずにすみます。

イベントの共有の有無は、お客様との関係性によって使い分ける必要があると思いますが、お客様との信頼関係が既に出来ているのであれば、共有するべきイベントは積極的に登録したほうがお互いのメリットが大きいと思います。

Step4 TODOを登録するStep4TODOを登録する

最後に、TODOを登録して双方のタスクを管理します。

電話や会議で、「○日までにこれをお願いします。」という話をすることはよくあります。しかし、このタスクを双方が期日、内容も含めて完全に共有できているとは限りません。お互いに、向こうがやるものだと思っていた、なんて事態も少なくありません。

そのような事態を防ぐために、双方に関係するタスクが発生した際は、即座にサイボウズLiveに登録します。その日のうちに終わるタスクであったとしても、「タスクを可視化する」ことで、漏れを防ぐことにもつながります。サイボウズLiveは「担当者」を登録するところもありますので、どちらがやるべきタスクなのかも一目瞭然になります。



サイボウズLiveの活用法~社外編~はいかがだったでしょうか。
3Dキャラ-本
メールソフトや、業務管理ソフトは世の中には数え切れないぐらい流通しています。取引先と共通のソフトを使うことは難しいと思うのですが、サイボウズLiveであれば共通の仕組の中で様々なやり取りをすることが出来て、以下のように業務を大幅に効率化することができます。

<サイボウズLiveによる業務の効率化>
 ・メールの整理をする必要がなくなる。
 ・時間が経った情報にも、検索ですぐにアクセスできる。
 ・共有ファイルは、最新のバージョンのみアップロードされている。
 ・イベントの共有化ができる。
 ・タスクの共有化ができる。



業務の効率化は社内だけという発想では不十分です。もちろん、お客様に手間をとらせたり、迷惑をかけるのは論外ですが、お客様の業務も同時に効率化できるようなツールを提案することで、自社の業務も効率化を目指す。こんな発想で業務を見直すと、今よりもずっと効率的に仕事ができるのではないでしょうか。

仕事のやり方をちょっと見直してみる、それって世間が思っている以上にクリエイティブなことなのかもしれません。


【サイボウズLIVEの導入を紹介したパンフレット(漫画でのご紹介)】
http://live.cybozu.co.jp/extras/miscs/live_first-step-guide.pdf
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