澤田写真(ブログ用)こんにちは。
今日のブログは、エスエス会計税理士のSawadaが担当いたします。

いよいよ12月に入り、今年も残り少なくなりましたね。
1年が経つのはあっという間ですね

エスエス会計ではお客様からの年末調整作業の確認や入力と本格的に年末調整作業に入っております。

さて、今回のブログでは、従業員からのマイナンバー収集で特に注意したい点についてお話したいと思います。
<TOPIC1 マイナンバー制度についておさらいしてみよう!>
マイナンバーの従業員からの収集についてお話する前に、マイナンバー制度についてちょっとおさらいしてみましょう。

1.マイナンバーって?
マイナンバーとは、日本に住民票を有するすべての方(外国人の方も含まれます。)が持つ
12桁の番号です。

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の3分野で利用される1人に1つずつ与えられる大切な番号で、法令で定められた利用目的以外での利用は認められていません
なお、他人のマイナンバーを不正に入手したり、故意又は悪意をもって漏洩させた場合には、厳しい罰則が課せられます。

2.マイナンバーの取得
マイナンバーは、法令で定められた場合のみ、取得目的をきちんと明示したうえで取得することができます。
またマイナンバーを取得する際には、なりすましを防止するため、本人確認(マイナンバーカードによる確認又は免許証等による身元確認+通知カード等での番号確認)をきちんと行う必要があります。

3.マイナンバーの保管、管理
年末調整では、社会保障、税、災害対策のうち、”税の分野”で利用するためにマイナンバーを収集することになりますが、従業員から預かったマイナンバーの情報は、一定の管理のもとに安全かつ適切に保管する必要があります。また、必要がなくなったマイナンバーは速やかに、かつ、完全に廃棄する必要があります。

具体的なマイナンバーの管理については、エスエス会計のホームページ(エスエス会計のマイナンバー対策)でご確認ください。

<TOPIC2 年末調整作業に関連してマイナンバーはここで必要!>
マイナンバーは、税務署や市町村へ提出する以下のような書類への記載が求められています。
【税務署へ提出する書類】           【市町村へ提出する書類】
🔹給与所得の源泉徴収票             🔹給与支払報告書 
🔹退職所得の源泉徴収票
🔹報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
🔹不動産の使用料等の支払調書  
※上記は一例です。  

また、従業員が提出する「扶養控除等申告書」などにもマイナンバーを記載する必要があります。
ただし、給与支払者が「扶養控除等申告書」に記載されるべき従業員本人、扶養家族の氏名及びマイナンバー等を記載した帳簿を備えている場合には、「扶養控除申告書」へのマイナンバーの記載は不要となります。詳しくは国税庁HPのマイナンバーFAQでご確認ください。

<TOPIC3 マイナンバーの収集が必要な人と注意点>
※今回のブログでは、給与に関してのみとします。報酬や家賃については、12/20Up予定のブログにてお話する予定です。

それでは、誰のマイナンバーを集めればいいのでしょうか?

「扶養控除等申告書に記載する必要があるってことは、扶養控除等申告書を提出する人だけでいいんじゃないの?」

いいえ、違います。
退職した人を含め、今年給与を支払った従業員すべてのマイナンバーを収集する必要があります。
また、扶養控除等申告書に記入された配偶者や子供など扶養家族のマイナンバーも必要になります。

給与を支払ったすべての従業員ですので、所得税を乙欄で計算している人についても、もちろん必要となります。
※甲欄、乙欄については、10/11のブログ「甲欄乙欄とは?」を参照してください。


<TOPIC4 今年の年末調整での注意点>
すべての従業員についてマイナンバーの収集が必要とは言っても、実際には昨年までの年末調整作業の際にマイナンバーを収集済みの人がほとんどかと思います。

それでは、今年の年末調整ではどんな人のマイナンバーを集めればいいでしょうか?

🔹途中で入社した人
🔹扶養家族の増えた人(2019年中に結婚した人、子供が生まれた人等)
🔹マイナンバーカードの紛失などによりマイナンバーが変わった人

以上のような従業員がいた場合には、新たにマイナンバーを収集する必要があるかと思います。
入社した時などにマイナンバーを収集していると思いますが、収集もれがないか確認してみましょう。

また、あまりないケースかもしれませんが、マイナンバーを再発行されている従業員がいるかもしれません。すでに収集済みの従業員についても、変更がないか一言確認しておきましょう。

<TOPIC5 最後に・・・>
実際にマイナンバーを記載した書類を提出するのは、来年1月ですが、提出期限間際に慌てずにすむよう、今のうちに棚卸を行い、早めに収集しておきましょう!
また、収集したマイナンバーが漏洩すると従業員からの信頼を失いかねませんので、預かったマイナンバーはしっかりと管理しましょう!

その他、マイナンバー制度についての詳細は、以下のホームページで確認してください。
●政府広報オンライン⇒ここをクリック
●内閣府⇒ここをクリック
●国税庁⇒ここをクリック

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