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昨日の話の続きです。

定時帰宅をするために取り組んでいることを紹介します。
因みに今日は定時で帰ることができました…

あくまで個人的な取り組みについての散文です。性格的に合わない方、職場の雰囲気でできない方、その他いろいろと事情があるかと思いますので、参考程度に読んで見てください。



電話に出ない時間を作る
数日前の東洋経済のサイトにこんな記事がありました。
堀江貴文氏「電話してくる人とは仕事するな」

内容について私はちょっと極論過ぎるな~と思いましたが、私も少しだけ似たようなことをやっているかもしれません。1日のうちの一定時間については、電話に出ません。自分宛てに掛ってきても、外出や会議ということにして取次ぎを拒否しています。ただし運悪く自分が取った電話が自分宛てだった場合は観念しますが(笑)。1~2時間だけでもデスクワークに集中できる時間があると、スピード感が違ってきます。


定型作業はとにかく自動化かアウトソース
自動化の代表例としては、雛形を作っておく、エクセルを作り込んでおく、簡単なマクロを登録しておく、差し込み印刷を作り込んでおく、使えそうな資料を集めておく、メールの自動振分機能・自動返信機能を使う・・・など。アウトソースについては、得意な人にお願いする、アルバイトさんにお願いするなど。

整理整頓で業務中のアクセス時間を節約

机の中・・・キャビネの上段は文房具、中段はカラ、下段は資料ファイル。
        資料ファイルにはすべてラベルとインデックスで仕分け。
       不要なものはどんどん捨てる。よくわからないものは一時的に中段へ避難。
       たいていはお菓子置き場。
       センター引き出しもカラ。ここは共有ゾーンとして周りの人に勝手に使ってもらっています。
         ※外出時に周りが必要になる可能性がある資料を入れておく
         ※自分に届いた書類、封筒、電話(メモ)などを入れてもらう

PCの中・・・ファイルは基本共有フォルダに置き、デスクトップには何も置かない。


予定表は利用する・公開する・共有する
私の職場で使用しているメーリングソフトはMS Outlookです。機能の1つである予定表については、周りとの共有を許可しています。こうすることで自分のスケジュールを周りに知ってもらうことができます。

遠慮なく休みの予定や、動かせない予定、確保したい時間帯(理由は何でもいいです)、プライベートな予定をどんどん入れておきましょう。社内の人に「予定表に予定を入れている人」というキャラで見てもらえれば、不思議と相手は予定表を見てくれるようになります。


強制的に外出時間を作る
会社の中で座ってばかりいると、変なトラブルに巻き込まれたり、急な頼まれごとをしたり、長電話につかまったりと、とにかく邪魔が多いですし、なにより集中力が続きません。煮詰まってきてよいアイディアも出なくなります。これは職種にもよるわけですが、外出が可能な仕事であれば、訪問予定・調査予定・営業・打ち合わせなんかの予定を作ってしまって、外出してしまうのもアリだと思います。やりすぎると帰社した時に仕事が貯まりすぎていることがあるので諸刃の剣ですが、そもそも会社というのは組織対応ですから、自分がいなければ回らない業務なんてほとんどないわけです。

注意点としては同僚の外出や、外出からの直帰などについて苦言を呈さないこと。その場合は積極的にサポートすることによって、持ちつ持たれつの関係を作ったほうが結果的にうまく回るような気がします。


キリの良さは気にしない
キリの良いところまで仕事をしてから帰る・・・といって残業をしてしまう方を多く見かけます。ただ、これを言ってしまうとそれこそキリがなくなってしまうというのが皮肉なところ。きれいに仕上げようとするのも大事ですが、さっさと切り上げるというのも選択肢の1つ。これは私の感覚ですが、意外にもキリが悪い所で終わらせておくと、なんとなく気持ち悪くなって、次の日の朝一番に処理してしまおうと思うことがよくあります。








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