2017年08月20日

『 [完全版] 超ファイルの技術 』すばる舎から出版しました ! 〜 コラボ企画での『グルーピングホルダー』はコクヨから同時発売です。

   ■■■ 魔法の袋で一瞬のうちに片づく ■■■

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 机の上のぐちゃぐちゃに見える資料の山も本人にとっては、実はそれなりにまとめて置いてあります。それなら、そのまとまりごとに魔法の袋である事務用封筒に投げ込んでみてください。机の上は一瞬のうちに片づくはずです。気を付けることは、タイトルを封筒表面の右端に書いておくことと、積み重ねないで机の上のブックエンドに、立てて並べることだけです。今まで手元に置きたくて、ついつい机の上に積み上げてしまうため、下の資料は探しにくくなっていましたが、立てて並べるとすべてが簡単に探せます。
 今までの読者の多くはこの封筒に投げ込む作業だけで資料の山が簡単に片づくことに感動しています。まずこの方法だけでも試してみて下さい。魔法の袋のすごさに驚くことでしょう。まずは実行です。




刑部恒男著:片づく!見つかる!スピーディー![完全版] 超ファイルの技術(すばる舎)




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■■■ 私が考按した『WIファイル』が なぜコクヨから製品化されたのか?■■■

 今から30年ほど前の北里大学医学部講師時代は大学での教育、研究、学会発表、論文執筆、大学病院での救命救急センター、臓器移植外科手術など多方面の仕事で研究室の机上や机周りは資料の山でした。この資料の山をどうにかしようと工夫した結果、私は『WI(ダブルインデックス)ファイル』を開発しました。12年前にこの前著にあたる「ファイルの技術」をすばる舎から出版しました。幸いロングセラーが続き、その方法に共感した文具大手のコクヨ本社の部長さんから、WIファイル製品化の話しが舞い込んできました。

 ビジネスマンの机の上は書類の山でぐちゃぐちゃです。コクヨはこの机まわりのファイリングシステムをどうにかしなければと考え、書類の山を魔法のように一瞬に片づける私のWIファイルに白羽の矢が立ったわけです。
 30年前に考案した私の角形2号事務用封筒製のWIファイルは美しいポリプロピレン製で生まれ変わり、『グルーピングホルダー 』の商品名でコクヨから今月発売となりました。

 私の前著「ファイルの技術」も10年以上の歳月が流れたので、コクヨ製品の活用方法を盛り込んで大幅に加筆訂正し、 [完全版] 超ファイルの技術(すばる舎)として生まれ変わり、コラボ企画・同時発売となりました。

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■■■ 刑部式WIファイリングシステムの特徴 ■■■

 WIファイルをまったく知らない人のために、刑部式WIファイリングシステムとはいったいどんなものなのか説明しましょう。


● 第1の特徴は『グルーピング』です。基本となるWIファイルは角形2号事務用封筒なので、紙資料、書籍、DVDなどあらゆるモノがA4型の大きさに規格統一できます。すると一つのファイルの中に関係するすべてものが収納できるので、仕事単位・企画単位でパッケージすることが可能になります。

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● 第2の特徴は、机上のブックエンドでは野口式『押し出し式ファイリング』(「超」整理法)で時間順に並べていることです。
 一度使ったファイルは元の場所に戻さないで、次々とブックエンドの左端に入れて行くと、使わないファイルは右端に押しやられていきます。いつも使うファイルは左端の手元にくるので仕事中に探しものをすることがほとんどなくなります。使わなくなって右端に追いやられたファイルはその場で捨てるか保管場所へ移動させます。分類作業をしない超簡単な方法なので誰でも長続きします。

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● 第3の特徴は、保管場所(キャビネット・本棚)では山根式『五〇音順』で並べていることです。アイウエオ順なので簡単に整理できて、辞書のようにスピーディーに検索できます。
 大量のファイル保管では、野口式の時間順で並べると目的のファイルがなかなか見つからなくなります。ふだんあまり使わなくても、突然に顧客から電話がかかってきた時に、大量のファイルを時間順に探していたらすぐに見つけられません。対応の不手際で会社の信用までなくしてしまいます。保管場所では、山根式『五〇音順』が便利です。

 しかし、この山根式も完璧ではありません。山根式『五〇音順』では、関連するファイルをまとめて置いておけません。たとえば「イタリア」「フランス」「ドイツ」のファイルは、できれば「ヨーロッパ関連」でまとめて近い場所に置きたい。しかし山根式だとバラバラになってしまいます。

 それなら、キャビネットの整理は図書館のように『系統別』分類にすれば関連したファイルが隣に並んでいるから、たくさんの関連ファイルを一度に探せるし、仕事が終わったら一度に戻せます。しかし、この系統別分類は誰もが最初に試みるけれど、分類しにくいファイルが増えて苦労します。やがて机周りは、分類不能ファイルの山になってしまいます。だから、私も山根式や野口式を工夫してきました。まさに、帯に短し、たすきに長し……なのです。そこで、魔法の袋である『ダブルインデックスファイル』の登場となります。

20170820f_超ファイルの技術_50音順_ブロク






















● 第4の最大の特徴は、私がオリジナル考案した『ダブルインデックス』(WI)です。1つのファイルに、メインインデックスとサブインデックスの2つ(ダブル)のインデックスを持つので、『ダブルインデックファイル』と名づけ、『WI(ダブルアイ)ファイル』の略称名で呼んでいます。
 この2つのインデックスの記入を工夫するだけで、『五〇音順』検索でありながら、関連したファイルをグループにまとめて置くことができます。

 具体的には、関連ファイルがない「単身ファイル」ではメインインデックスだけにタイトル名を記入し、サブインデックスは空白のままにします。例えば「イタリア」「空白」、「中国」「空白」と記載します。
 やがて関連したファイルが増えてきた場合に、「イタリア」「ドイツ」「フランス」などの単身ファイルを「ヨーロッパ」関連のグループファイルとして隣に並べる方法として、メインインデックスにグループ名の「ヨーロッパ」を、サブインデックスにはタイトル名の「イタリア」を記入して、「ヨーロッパ」「イタリア」のファイル名にします。同様に他の関連ファイルも「ヨーロッパ」「ドイツ」、「ヨーロッパ」「フランス」とすれば、メインインデックスのグルー名で「ヨーロッパ」関連のファイルがグルーピングできます。

 その際、従来の系統別分類のように細分化しながら並べることはしません。「単身ファイル」も「グループファイル」も共存させて、メインインデックスで50音順に並べるだけです。こうすることで、『系統別』のように、関連したファイルを一瞬のうちに揃えられるし、仕事が終わったらまとめて一度に戻せます。それでいてすべてを『50音順』に単純に並べるだけだから、分類不能なファイルに悩むこともなくなり、スピーディーな整理・検索が可能になります。

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 私は4段キャビネットを8台使って5,000ほどのファイルを管理していますが、探したいファイルは50音順検索で辞書のように3分以内に取り出せます。

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● 第5の特徴は、『断捨離』が自動的にできる“捨てる技術”が工夫されていることです。断捨離の基準は『時空』、つまり時間と空間です。
 机の上のブックエンドで利用しないWIファイルは一年ほどで右端に移動します。このファイルを保存するか捨てるかまず決めます。ここでほとんどが断捨離されます。ブックエンドという空間制限と時の流れが不要なファイルを自動的に処分してくれるシステムです。
 さて、保管することになったファイルはキャビネットもしくは本棚に移すわけですが、増え続けるファイルで保管スペースは満杯になっているはずです。しかしこの空間の制限が捨てる基準を決めてくれます。ファイルを入れるスペースを空けるためにその引き出しにある不要なファイルを捨てます。5〜10年経った資料だから必ず要らない資料がそこにあります。捨てる作業は入れるその引き出しだけでよいから数分で済むはずです。スペースが空いたらその時点で捨てる作業は中止します。時と空間が捨てる決心を容易にさせてくれます。以上、刑部式WIファイリングシステムの概略を述べました。

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■■■『グルーピングホルダー 』 コクヨ商品の活用 ■■■

 今まで、WIファイル愛好家からWIファイル製品化の希望が多数よせられました。とくに手作りWIファイルでは、沢山の資料が入るマチ付き封筒が入手しにくいので商品化が期待されていました。今回『グルーピングホルダー』の商品名でコクヨから発売になりましたので、WIファイル愛好家のご要望に答えることができました。
 マチ幅が0mm,15mm,30mmと各種あり、マチ幅が15mmと30mmのタイプでは沢山の資料が入るので、1年間に渡る大プロジェクトの大量資料でも一つのファイルの中に収まります。薄いファイルでスタートとして中身が増えたらマチ幅の大きいファイルへと変更も可能です。インデックスが差し替えられることと、しっかりとしたポリプロピレン製なのでリサイクルが自由自在です。

  ■ グルーピングホルダーポケットタイプ
      商品番号:フ-KGPV750T (マチ幅:0mm)

  ■ グルーピングホルダーマチ付き
      商品番号:フ-KGMV750T (マチ幅:15mm)

  ■ グルーピングホルダーポケットタイプ[ワイドマチ付き]
      商品番号:フ-KGPW750T (マチ幅:30mm)
 

  ■ 『WIファイル特設コーナ』

 さらに、コクヨホームページの『WIファイル特設コーナ』にアクセスして、『WI式インデックス』や『WI式大型情報カード』をダウロードすれば、『グルーピングホルダー 』を理想的な『WIファイル』として活用出来ます。

WIファイル特設コーナ(コクヨHP)




■■■『コストゼロの手作りWIファイル』 も可能  ■■■

 コクヨから商品化する前まで、私は手作りの『WIファイル』を活用してきました。出来るだけコストをかけない方法として、『角形2号事務用封筒』からの手作り方法を具体的に著書に書きました。ビジネスではA4書類の入った角形2号事務用封筒が机の上にたくさん重なっていると思います。これをリサイクルすることで、コストゼロのファイリングシステムが可能です。
 コクヨホームページから『WI式大型情報カード』をダウロードして、コピー機で角形2号事務用封筒の表面に印刷すれば製品版のような美しい自作WIファイルも作成できます。今回出版の[完全版] 超ファイルの技術 (すばる舎)に詳しく書いてありますので、ぜひ応用して下さい。


刑部恒男著:片づく!見つかる!スピーディー![完全版] 超ファイルの技術(すばる舎)


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2009年03月22日

「人生を変える情報整理術」〜刑部式W整理法〜毎日新聞社から出版! これを記念して、WI式ファイル原図のダウンロード・サービスをCOBS ONLINEより開始しました!

 今回の著書では、パソコン内でのデジタル整理法を重点的に述べました。アナログ紙資料でのWインデックスの理念を、パソコン内フォルダ整理にも応用しているのがミソです。メインとサブのわずか2階層だけのフォルダで整理し、分類しないで自動的に時間順or あいうえお50音順で並べることでスピディーに検索します。分類不能ファイルや迷子ファイルで悩むことがありません。


もうイライラしない 人生を変える情報整理術 (Mainichi Business Books)もうイライラしない 人生を変える情報整理術 (Mainichi Business Books)
著者:刑部 恒男
販売元:毎日新聞社
発売日:2009-03-19
クチコミを見る


 今回の出版を記念して、WI式ファイル原図のダウンロード・サービスを開始しました。ダウンロードした原図を封筒にコピーすれば、安くて美しいWI式ファイルができます!

          「WI式ファイル原図:ダウンロード」

 私はW整理法を使って一日24時間を120%活用してきました。仕事の効率を上げることで、余暇の時間を確保し、好きな水泳や芸術活動、執筆活動を楽しんでいます。
 刑部式W整理法は単なる整理術や時間管理術ではない。君の人生そのものを変える力をもっています。W整理法で君の人生を変えよう!


もうイライラしない 人生を変える情報整理術 (Mainichi Business Books)
もうイライラしない 人生を変える情報整理術 (Mainichi Business Books)
クチコミを見る


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2008年03月12日

「情報整理力」コラム連載中

 「情報整理力」コラム連載をメールマガジン「COBSカレント」で執筆中です。メルマガは隔週で発信しています!

   「情報整理力」〜刑部先輩と学君の会話〜

     「COBS ONLINE:チカラコラムス:情報整理力」


 情報整理のコラムを執筆していくにあたり、若い人たちが気楽に読める工夫としてQ&Aの会話形式にしました。
 私自身の体験談を交えながら、これから学んでいく読者代表の学(まなぶ)君に情報整理のノウハウを教えていく物語です。知らずしらずのうちに情報整理の達人になれる楽しい読み物を目指しています。

 COBS ONLINEは2002年にスタートした、入社1年目〜6年目の20代ビジネスパーソンを対象にしたビジネス情報サイトです。
 主に、キャリアデザイン、ビジネスコミュニケーション、スキルみがきを扱っております。メールマガジン会員数は48万人、月間ページビューは90万です。


魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


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2006年08月04日

「WI式」が「日経BPムック ・書類&情報 整理術」で再び紹介!

 「日経BPムック」の「書類&情報 整理術」に「WI式ファイル法」が掲載されました。2006年7月31日発刊され、全国書店で発売中です。
 「日経ビジネス Associe 」の「究極の整理術」特集・2005年12月20日号での取材内容が、日経BPムック版になっての再登場です。

日経BPムック
「ダブルインデックスでアナログ検索」は、p12〜13の見開きページで、「WI式ファイル法」の要点や「書籍・雑誌の整理法」の要点が掲載されています。

 他にも、「情報整理術クマガイ式」の熊谷正寿氏や、「スーパー書斎の仕事術」の山根一眞氏が登場し、充実した内容です。とても参考になりますので、一読をお薦めします。

「日経ビジネス Associe Online」
http://nba.nikkeibp.co.jp/

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 21:47|PermalinkComments(0)TrackBack(0)書籍紹介 

2006年01月13日

努力がほとんど不要な整理法!

 読者紹介コーナーです。さて、Die Sorge あっくんがWI式ファイル法を試したところ、デスク周りがうそのようにきれいになったと評価して下さいました。

 ・・・・ 以下内容を簡略に紹介 ・・・・

2005年12月8日

 実は自分、片づけをする習慣を身につけずに育ってきたので、デスクが悲惨な状況だったんです。いくらなんでもまずいと思った僕は、『超整理法』や『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』を参考にしました。しかし、それでも片づかない。結局、毎度毎度書類を探すだけで、10〜15分を無駄にする始末でした。そんな中、本書『魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術』に出会いました。

 フラットファイルから封筒に変えたことによる効果は、とても大きかったです。というのも、封筒はコストがかからないので、分類法が気に入らないときに、整理のやり直しが容易なのです。しかも綴じていない分、中身をいれかえやすいので、書類の引っ越し作業が容易です。また、綴じにくい雑誌やCD、FDも入れることができるため、これらを紛失せずにすみます、一石三鳥ですね。

 WI式ファイリング法を取り入れて一週間になりますが、デスク周りがうそのようにきれいになりました、デスクをきれいにしたい人には、おすすめの一冊です!
                 ( http://asbass.jugem.jp/trackback/302 )

2006年1月1日

 さて、恒例(?)の2006年の抱負!

 昨年まで書類の整理や紛失に悩まされていましたが、先月から刑部恒男氏が提案されている『WI式ファリング』を試してみたところ、びっくりするくらいデスクがきれいになりました。
 今年は書類紛失に悩まずにすむように、これを継続したいと思います。この方法、努力とお金がほとんど不要なんですよ。みなさんにおすすめ!
                 ( http://asbass.jugem.jp/trackback/314 )

  ・・・・・・・・

 以上、Die Sorge あっくんのWI式体験記でした。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 23:32|PermalinkComments(4)TrackBack(0)WI式/応用 | 読者紹介

2006年01月09日

システム手帳とWI式ファイルの連係プレー法

 著書「超ファイルの技術」の最終章(Part6)では、データ管理だけでなく人生を管理するための「システム手帳術」についても記載しました。
 多くの読者から「I Can カード」夢目標、「人生25年計画」、「刑部式システム手帳術」について感動と感謝の便りを頂きました。この場をかりてお礼を述べさせて頂きます。
 その中で、システム手帳とWI式ファイルとの連係プレー法についての質問がありましたので、お答えしたいと思います。

システム手帳


  ■■■■ システム手帳 Q & A ■■■■

 Q1) 先生は大学生時代に講義を「京大型カード」で整理していた,と記述されていますが,研究時代も京大型カードを使用されていましたか? それとも,システム手帳もしくはノートを使われていたのでしょうか?
 私は研究者ですが、メモ・ノート術に関しては,まだ,しっくりくるものに出会えていません.

 A1) 学生時代のメモは「京大型カード」でしたが、研究員時代には「システム手帳」に移行しました。

 「システム手帳」のリフィルは、「京大型カード」に準ずる情報量が記録できるカードでありながら、「綴じ手帳」のような使い方が出来ます。カードの長所と手帳の長所を兼ね備えたのが「システム手帳」です。

 3大原則だけは守ります。 .螢侫ル1枚に一件の情報を書き込む。 表題を付けること。 F付を記入しておくこと。 この3大原則さえまもれば、リフィルは手帳でありながら京大型カードとして活用できます。

 臨床症例や動物実験などで、時系列に大量のデータをメモして行く場合は、大型集計用紙、グラフ用紙、大学ノートなどを併用しましたが、これらは「WI式ファイル」に入れることで整理にまったく問題はありませんでした。


 Q2) 先生が,システム手帳のリフィルを,WI式の袋ではなく,バインダーで整理するのはなぜですか?

 A2) 「システム手帳」のリフィルを「WI式ファイル」の中に振り分けることも試みました。しかし、不必要に「WI式ファイル」が増殖し目的とするメモを見つけるのが面倒になります。リフィルはバインダーに綴じてパラパラとめくる方が簡単で楽です。
 
 持ち歩く手帳では、リフィルは時間順に記入して行くだけです。保存するときに、初めて分野別のバインダーに振り分けます。分野別バインダーの中も細かく分類しないで「時系列」綴じるだけです。分類に悩まないし、検索もいつごろ書いたデータかおおよその検討をつけてパラパラとめくればすぐ見つかります。

 もちろん、ある研究テーマに関して記入したリフィルの束は、その研究テーマの「WI式ファイル」に入れます。

 「システム手帳」と「WI式ファイル」のシステムは独立させておき、連係プレーをする方がうまく行きます。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 11:33|PermalinkComments(0)TrackBack(1)システム手帳 | Q&A

2005年12月13日

WI式の封筒内での資料の順番は?

M大学大学院工学研究科のIさんからメールで質問がありました。

しかも、質問内容がかなり上級レベルなので、
WI式ファイルをかなり使い込んでいるご様子・・・
うれしいですね。

では、Q&A形式で質問に答えていきたいと思います。


       ■■■■ WI式ファイル Q & A ■■■■

 突然のメールで大変恐縮です.「魔法のように片付く!見つかる!ファイルの技術」を拝見させて頂き,その大変合理的な発明に驚かされました.早速実践しております.WI式ファイルの使い方に関して,質問させて下さい.
 WI式ファイルには,資料を封筒に放り込むだけの為,封筒内の資料の順番が狂ってしまうという課題がございます.私のような研究者の場合,順番が狂うことは問題です.理由は,研究プロセスが把握できなくなるからです.封筒内をクリアファイルで仕切っても,やはり順番は狂います.

 Q1)新しい資料を封筒へ入れる際に,常に手前から入れていくのでしょうか?

 A1)原則として手前から入れていきます。

 (1) 手前から入れていくと、一番必要な最新データにすぐアクセス出来ます。
 ブックエンドの押し出しファイリングの法則が封筒内でも生きています。

 (2) それぞれの資料は、まとまりごとにホチキスでとめておきます。

 (3) データが絶えず増加中でホチキスで留められない場合は、クリップで綴じるか、クリアファイルでまとめます。データがまとまったらホチキスでとめます。

 (4) 一般の人が机の上に資料を積み重ねしまう理由は、一番上に新しい資料を置きたいからです。その簡便さを封筒の中で再現すると、手前から入れて行くと可能です。封筒からバサッと出すと、資料の山の一番上に新しい資料が置かれます。そのまま、仕事が出来る環境が出来ます。仕事が一段落したらその資料の山の状態でバサッと封筒内へ投げ込んでください。いつでも、同じ環境の再現が可能なので安心して片づけられます。

 Q2)日付,ナンバー,題名などを資料上端に記しておき,順番が狂ったら,それらをもとに復元するのでしょうか?

 A2)日付の記入さえあれば順番は復元できます。

 (1) ホチキスで綴じた一枚目の右上に日付を記入しておきます。
 通し番号は不便です。少ない量なら簡単ですが、大量になると大変です。

 (2) ホチキスで綴じた資料の表紙だけに日付を付ければ充分です。
 整理の手順は出来るだけ簡単にしないと、システムはすぐに崩壊します。


以上が、読者の質問に対するQ&Aです。
WI式をすでに始めている方には参考になると思います。
皆さんもいろいろと工夫してみて、
良いアイデアがありましたらコメントお願いします。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 22:41|PermalinkComments(2)TrackBack(0)WI式/応用 | Q&A

2005年12月08日

「WI式」が「日経ビジネス アソシエ ・究極の整理術」で紹介!

 「日経ビジネス Associe 」の「究極の整理術」特集・2005年12月20日号(12月6日発売)に「WI式ファイル法」が掲載されました。全国書店で発売中です。

「ダブルインデックスでアナログ検索」は、p34〜35の見開きページです。
「WI式ファイル法」の要点や「書籍・雑誌の整理法」の要点が掲載されています。
他の人たちの整理術も参考になると思いますので、ぜひ一読をお薦めします。

日経ビジネスアソシエ2




「日経ビジネス Associe Online」
http://nba.nikkeibp.co.jp/

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 21:55|PermalinkComments(4)書籍紹介 

2005年12月06日

WI式はすごい仕事術!

 mugenmiraiさんのWI式体験記の近況レポート紹介です。

   ・・・・ 以下内容を簡略に紹介 ・・・・

 さて、WI式をスタートして3ヶ月の現状ですが・・・ 続いています。とにかく簡単でシステマティックな手法なので習慣化してしまうとまったく苦になりません。

 新しい仕事が来ると、反射的に封筒を取り出してラベルを貼り付けてスタート。作業が終わると、概要を封筒の表面に書き込んで、資料を封筒に叩き込んでブックエンドの左端に突っ込む。

 新しい動きがあったときはブックエンドの左から確認して見つけ出して、封筒の表のメモを確認し状況を思い出し、封筒の中身を机の上に出して対応する。終わったら封筒のメモに日付と作業の概要を書き込んでから封筒の中に資料を叩き込む。そしてブックエンドの左端へ・・・。

 こんな作業を毎日繰り返していますが、一番うれしいのは、パンパンに膨れた封筒のメモに日付と完了の文字を書き込み、発生からの経緯を眺めてキャビネットに移すときです。「よくやったな〜!!」とモチベーションの維持効果絶大です。

 WI式を始めてから私の机の上からうずたかく積まれた書類はなくなりました(積まれたものの大半は作成中の資料をプリントしものなど、捨てられる書類でした。今は毎回封筒に書類をしまう時に不要なものはゴミ箱に捨てているので、無駄な書類もなくなりました)。机のうえの使用可能な領域が広がったので、作業効率も上がっています。


  自己実現寺 2005.12.01.


   ・・・・・ 以上 ・・・・・

 WI式は単なる資料ファイリグ術ではありません。仕事術そのものです。mugenmiraiさんは、WI式で仕事の流れをうまく作っています。もう、WI式は無くてはならないものになっているようです。さあ、皆さんもWI式を始めてみませんか?

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 20:26|PermalinkComments(2)TrackBack(0)WI式/応用 | 読者紹介

2005年12月05日

テプラでWI式ファイル法のデジタル検索!

 自己実現寺のmugenmiraiさんは、WI式ファイル法をさらに進化させています。

   ・・・・ 以下内容を簡略に紹介 ・・・・

 テプラPRO SR3500P で、ダブルインデックスのラベルを作成している。テプラで作成すると見た目も美しく作成も簡単だ。エクセルで作成した原稿を読み込んで流し込み印刷できるので作り直しも容易。しかもエクセルの原稿がそのままインデックスリストになります。

 「GTDの教祖デビット・アレンが使用を薦めるオートラベラーを購入してみた」自己実現寺

   ・・・・・ 以上 ・・・・・

 エクセルの原稿がそのままインデックスのリストになる優れもの。WI式ファイリングシステムとパソコン検索システムが連動していく可能性があり、エクセルでのデータベースへと発展していく、これは凄いアイデアです!

 整理の極意は「ついでにやる」ことですが、ラベル作りのついでにデータベース化も出来る。さらにキーワードも入力しておけば、デジタル&アナログ共存検索システムの完成です。いつもはWI式アナログ検索だけで充分。いざとなったらエクセルでのデジタル検索も可能。素晴らしいの一言です!

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 22:02|PermalinkComments(0)TrackBack(1)WI式/応用 | 読者紹介

2005年11月30日

魔法の整理術をわずか3日間でマスターした読者!

 「超ファイルの技術」を読んだ翌日には2号封筒の束とブックエンドを購入してWIを実践し、わずか3日間でマスターした読者がいます。すごい!

 「WI式ファイリングは流れができているので頭を使わずに機械的にファイリング作業ができるのが良い」と賞賛しています。うれしいですね。

 彼がWI式ファイル法の体験をブログで公開しています。

   ・・・・ 以下内容を簡略に紹介 ・・・・

 GTDでabc順のファイリング法が紹介されていますが、超整理法も捨てがたい、と思っていたところタイミング良く本屋で新刊本を見つけました。「魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術」です。
 今日、帰宅途中でお徳用の2号封筒の束とブックエンドを買ってきました。早速明日からチャレンジしたいと思います。

WI式ファイル1

 WI式を早速翌日から会社で始めました。角形2号封筒の120枚の束から10枚の封筒を取り出して開口部をカット。机の上に新しいブックエンドを並べて準備OK。
 (コメント刑部:スタートにあたり、角2封筒を120枚まとめて購入している事は大正解です。しかも、10枚ほどのWI式ファイルを作成しブックエンドに立てての準備態勢!実に手順が良いです。)

 本来は今あるものを全て整理してスタートしたいところですが、時間がないので先ずは使ったものを元に戻さずに新しいシステムに入れる手法をとりました。
 (コメント刑部:まず今現在の仕事から始めたのが成功したポイントですね。)

 その日一日終了して机の上に十数枚の資料入り封筒が並びましたが、結論から行くとすごく良いです。

 1.封筒なので何でも放り込めるため小さなメモなどが散在しない。
 2.並べている封筒の端のダブルインデックスのおかげで資料がすぐに見つかる。
 3.封筒の表面インデックスの下に、メモができる。

 特に3は、その封筒を開いた(仕事した)時の簡単なメモを残すようにしたのですが、後日、役立つことになるので自分が見てもわかりやすいし、他人が見ても理解しやすいと思います。
(コメント刑部:本を読んだ翌日には、当日の仕事がすでにWI式ファイルになって、机のブックエンドに並んでいる! しかも、封筒表面の大型カードの極意をすでに活用しているのには、考案者の私も感動です。この調子なら完璧にWI式ファイル法をマスターするでしょう。)

 明日、明後日は出張なのですが関係のある封筒を左から探して、抜き取りかばんに放り込むだけで準備完了です。
 急に、呼び出しを受けてもすぐに資料を取り出し、履歴を確認できるので WI法使用開始前より遙かにレスポンスのスピードが上がっていると思います。
 このままファイルが増えて、キャビネットの中に並んだときにダブルインデックスの真価が発揮されるのでしょうね。楽しみです。この方法は今後の私に無くてはならないものになると思います。

   ・・・・・ 以上 ・・・・・

 これからWI式ファイル法を始めようとする読者にとって、彼の実践体験記はとても参考になるので彼のサイトを紹介します。

  自己実現寺 「超整理法+山根式+α=WI式でファイルすっきり!!」2005.08.24.

  自己実現寺「超整理法+山根式+α=WI式でファイルすっきり!!2」2005.08.28.


魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 19:58|PermalinkComments(1)TrackBack(1)WI式/応用 | 読者紹介

2005年11月01日

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術−すごい整理術を出版しました!

大学講師時代に複数の仕事を並行してこなした経験から、
膨大な情報の効率的な整理法である「WI式ファイル法」を考按しました。

この便利なWI式ファイルが、自分個人だけのものでなく、
世の中の知的仕事に従事している人たちに少しでも役だてればと思うようになりました。

それは、学生時代に梅棹忠夫氏の本から「知的生産の技術」の恩恵を得たことがあり、
大学病院時代に山根一眞氏の本から「50音順検索」の恩恵を得たことがあったからです。

私がこれまで世の中の人々から得てきた恩恵を、
今後は少しでも世の中に返して行きたいと思っています。

そんな、私のささやかな願いから本を書きました。それが、
『魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術−すごい整理術』です。

予想以上の売れ行きであいつぐ重版になりました!
出版してまだ二ヶ月なのに3刷です!
出版社も驚いています。
とても、ありがたいことです。

そこで、WI式ファイル法が世の中に少しでも役立つように、
ブログでも分かり易く説明していきたいと思います。

またWI式ファイル法愛好者の意見をこのブログで紹介したり、
質問に答えて行きたいと思います。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 23:19|PermalinkComments(5)TrackBack(0)書籍紹介 

2005年10月31日

「WI式ファイル法」は新発想の整理術だ!

1つのファイルに2つのインデックスをつけた
「ダブルインデックス式(WI式)」の誕生だ!

タイトル名のインデックスだけでない。
グループ名を記入したインデックスをタイトルの手前に追加した。

まず、グループ名を50音順で探すと、
このグループ名のメインインデックスをもったファイル群にたどり着く。
さらにタイトル名のサブインデックスも50音順で探すと、
目的のファイルにたどり着くわけだ。

関連資料をグループ化した状態(系統別分類)で
50音順のスピード検索を可能にした。

超整理法+山根式袋ファイル法+ダブルインデックス式
=「WI式ファイル法」は究極の整理術である。

ダブルインデックス







魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 19:50|PermalinkComments(0)TrackBack(0)WI式/基本 

2005年10月30日

「山根式袋ファイル法」50音順で本棚やキャビネトをスピード検索しよう!

本棚やキャビネットへ移動した大量の保存ファイルは、
「山根式袋ファイル法」で50音(あいうえお)順に並べて置くと
辞書のように一瞬に見つかる!

ただし、50音順の整理では関連資料がバラバラに並んでしまうのが欠点だ。

「系統別分類」にすれば関連資料がまとめて並べて置けるが、
分類作業に苦労するし、行方不明のファイルで悩まされる。
そこで工夫したのが、新発想の「ダブルインデックス」である。

051015d:キャビネット



魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 10:32|PermalinkComments(1)WI式/基本 

2005年10月29日

「超整理法」野口式押し出しファイリングで机上のブックエンドを片づけよう!

封筒ファイルは、積み重ねないで机のブックエンドに立ててならべるだけだ。
ブックエンドではあえて分類整理しない。

利用したら左側へ戻すのがコツだ。
いつも使うファイルが左手前にくるので、アクセスが早い!
あまり使われないファイルは自然に右側に押し出される。
捨てるものと保存するものが自動的に振り分けられる。

ブックエンド時間軸







魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術―すごい整理術


tme2236 at 23:53|PermalinkComments(0)TrackBack(0)WI式/基本 

2005年10月15日

■■ 整理術の決定版ついに登場 !! ■■

● 事務封筒(角形2号)にまとめて放り込むだけの超簡単な整理術!

「わあー、なんだい、君の机はぐちゃぐちゃだ!」

「なに言っているんだ。勝手に資料を片付けるなよ! 俺にとっては、それなりにまとめて置いてあるんだからさ」

「だったら、そのまとまりごとに、“魔法の袋”に投げ込んでごらん。ゴミの山は嘘のようになくなるよ」

「何、その“魔法の袋”って?」

「事務用の大型封筒(角形2号封筒)に、資料を“仕事単位”に放り込むだけだよ。気を付けることは、タイトルを封筒表面の端に書いておくことと、積み重ねないで机の上のブックエンドや本立てに、立てて並べることだけだ。試してごらん」

「うーん? そんなにすすめるなら、試してみるか。一番上に積んであるA会社のB企画はこの封筒にまとめて入れて、タイトルは『A会社 B企画』だな。次のF商事のG新製品はこの袋に入れて、『F商事 G新製品』と書いておこう。その下のW工業の資料は……」

「そうそう、その調子だ。あとは、ブックエンドに並べるだけだよ」

「ほんとだ、スッキリした! すごいね。思ったより簡単だし、片づける時間もほとんどかからないや。

−−さてと、あの資料はどこにしまったかな? そうだ、あの資料はあの仕事をしたときに調べた。そうそう、この『F商事 G新製品』の袋だ! “仕事単位”でまとめると、すぐに思い出すから見つけやすいね。それに手元に置きたくて、ついつい積み上げていたけれど、立てて並べるほうが簡単に探せるね」

机の上の整理







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tme2236 at 17:05|PermalinkComments(3)TrackBack(1)WI式/基本