こんにちは。名南経営の豊田です。久しぶりの更新です。
平成28年もお客様からの様々なご相談に対応させていただきましたが、特に後半は従業員さんの身上に関する異動情報の管理に関するものが複数ありました。
  「従業員の転居の連絡がなく、社会保険の住所変更手続が漏れていた。」
  「18歳年度末を期限として子どもに対する家族手当を支給しているが、年齢把握ができていない。」
異動の件数が多くなれば、タイムリーに、確実に社内手続を効率的に進めるにも工夫が必要ですね。
 
 さて、この身上異動連絡の基本的な流れは、本人から会社に届出があり、それを受けて会社が社会保険やその他社内手続を行うというものでしょうが、そもそも本人からの連絡が来ていなかったり、様々な事情が重なり、何らかの手続が漏れてしまうこともあります。
従業員からの届出に対する社内手続のスムーズな流れのためには、まず異動の内容毎に社会保険その他社内手続を一覧化し進捗を見える化するなど、漏れのない対応ができる体制を整えることが大切ですが、それに加えて年に1回程度定期的に全従業員を対象とした確認作業をすると、より確実に対応できるかもしれません。

 例えば、年末調整が完了したこの時期に申告書類を基に従業員情報を整理してみるのもひとつの方法だと思います。ご存知のように年末調整の申告書類では主に以下の情報を確認できます。
 ①住所変更の有無
 ②扶養親族の増減
 ③扶養親族の年齢

年末調整時には、取り急ぎ従業員情報を変更して正確な源泉徴収票発行することが先決です。
そこで、1月以降少し落ち着いた時期に①~③の内容を社会保険手続その他社内手続の視点で整理して漏れがないかを確認します。
社会保険では、住所変更があると「被保険者住所変更届」を「速やかに」年金事務センターへ提出する必要があります。この手続が漏れていると「年金定期便が届かない」という事態になるかもしれません。

また、一定の年齢で家族手当の支給が終了する規定となっている会社であれば、このタイミングでお子さんの年齢把握が出来れば余裕をもって社内手続の手配ができます。

 従業員さんからの届出と会社側での情報整理により、よりスムーズに、効率的に社内手続が進む体制を整えてはいかがでしょうか。