趣旨


stockfoto_15958142_Sここ最近WindowsXPの移行や人手不足の影響で、システム導入に関するご相談を立て続けにいただいています。有難いことではあるのですが、中には「導入をお勧めしない」という結論に至ることもあります。今回はシステム導入を検討する際の3つのポイントをご紹介します。

  1. 短期的視点:投資効果は十分見込めるか?
  2. 長期的視点:10年後においてもそのシステムを利用し続ける見込みはあるか?
  3. 自社で運用が可能かどうか?

1.短期視点:投資効果は十分見込めるか?

投資効果は十分見込めるか?どうかの判断は、例えば、単純にひと一人雇ったときの業務効率と比較して、そのシステム投資が効率的か否かということです。そのシステムが数年にわたって利用される見込みであれば、その算式は次のようになります。

 投資効果の測定例
  (A)システムの初期投資額÷システムの寿命年数+システムの保守など維持管理に要する平均年間費用
  (B)システムを導入することで短縮される年間作業工数×その作業を担当する人の1時間あたりの人件費
 
たとえば、
システム開発費用450万円、システムの寿命10年、年間の保守量が開発費の1割(45万円)の場合。
 
 (A):450万円÷10年+45万円=90万円

これに対して、時給1,000円の方の仕事が年間1,000時間(月間営業日数22日として一日当り4時間弱)の工数削減が見込める場合。

 (B):1,000時間×1,000円=100万円
    
となます。(A)90万円<(B)100万円 となりますので、一定の投資効果は見込めると言えます。
逆に、もし(A)>(B)となれば、その投資はやめておいた方がいいでしょう。しかし、その場合でも、直接的な付加価値以外の価値を見出したり、また新たなに付加価値のある情報を入出力できる機能を加えることで、多少投資額が増えたとしても、それ以上に投資効果を高めることも可能です。その投資によってどれだけの効果を期待するのかをよく検討する必要があります。

2.長期視点:10年後においてもそのシステムを利用し続ける見込みはあるか?

次に、10年後においてもそのシステムを利用し続ける見込みはあるか?どうかの判断は、2つの視点で行います。一つ目は、10年後の自社を想定した場合、不足している機能はないか?ということです。例えば、数年のうちに、海外展開や多店舗展開を考えているのに、為替機能や店舗別集計機能を後々追加する可能性があることを考慮されていないシステムを導入してしまうと、後々その機能を追加しようとしたときに、追加のシステム開発費用が大幅に膨れ上がったり、システム運用上で負担が増えたりすることがあります。

2つ目は、10年後のそのシステムが危殆化・陳腐化せずに利用できるか?ということです。パソコンは日々高性能になり、古いものは徐々に使えなくなってきます。WindowsXPなどは最たる例です。これはシステムにおいても同様で、システム開発に使われる大元のOSや言語を見誤ると、10年と待たずに使えなくなり、追加の更新費用がかかります。このようなことがないように、比較的新しくメジャーな(一般的に普及している)OSや言語を採用する必要があります。


3.自社で運用が可能かどうか?

立派なシステムを導入したけど、その機能を誰もほとんど活用できないのでは宝の持ち腐れとなってしまいます。また、データを保全するためには自社においてもバックアップやサーバのメンテナンスなどができる必要があります。もしすべてシステム開発会社等にお任せの状態では、何かの不都合でそのシステム会社等と都合が合わなかった場合に、そのシステムは止まってしまいます。社員は導入するシステムを使いこなせるか?データの保全を含めてメンテナンスできるか?なども注意しながら、運用を検討する必要があります。


最期に

最期に、システム導入に関する第三者の意見が聞きたいなどご相談がございましたら、お気軽にご連絡ください。システムは一旦導入してしまうとそのシステムを途中で改修・廃止することは難しく、多くの場合がそのまま使い続けることになります。また一部の機能を追加するだけで数百万円かかるという話も珍しくありません。システムは最初の設計が非常に重要です。弊社で検討させて頂く際には、上記にあげたポイント以外にも業務分析や同種複数のシステムとの比較なども行い、より効率・効果的なシステム導入のご提案やベンダーや開発会社への交渉も行っています。