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Office 2010 オフィス2010の使い方

2 6月

2012年06月02日 21:58

[Office 2000 ]複数のバージョンのOfficeをインストールする

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  • 対象ソフトウェア
    Office 2000
     Office XP
     Office 2003
     2007 Office System


    互換性や相互運用性テストなどのために、複数のバージョンのOffice製品をシステムにインストールして利用したい場合がある。
    複数のバージョンのOffice製品を利用したければ、古いバージョンから順にインストールすればよい。
     ただしメニュー項目やその構成などが上書きされることがあるので、インストール前にメニューのショートカットを保存しておくとよい。

    解説
     業務用のメイン・アプリケーションとして、Microsoft Office製品を利用しているケースは少なくないだろう。だがOffice製品にはさまざまなバージョンがあり、新しい製品シリーズが発売されるたびに、バージョンアップや互換性のチェック作業などが必要になる。バージョンアップせずに、元のバージョンのままずっと使い続けるという方法もあるが、新しいOffice製品で作成されたデータを受け取る可能性もあるので(新しく導入するコンピュータには最新のOffice製品がプレインストールされていることが多いし、社外から送られてくるデータだとバージョンもまちまちである)、必要に応じて複数のバージョンのOffice製品を使い分ける必要がある。
     
     複数のバージョンのOffice製品を利用する一番簡単な方法は、1台のコンピュータに複数のバージョンのOffice製品をすべてインストールしてしまうことである。少し注意が必要だが、手順さえ守ればOffice 2000、Office XP(Office 2002)、Office 2003、2007 Office Systemの各バージョンを同時にインストールして使い分けることができる。本TIPSではこの方法について解説する


    操作方法
     インストール手順――古いバージョンのOfficeから順にインストールする
     複数のバージョンのOffice製品をシステムにインストールするためには、必ず古いOffice製品から順にインストールしなければならない。例えばOffice 2000以降のOffice製品を利用したければ、次の順でインストールする。SRやSPはサービスパック(サービス・リリース)であり、2007年2月現在では以下のSRやSPがリリースされているので、それらも同時にインストールしておく(SR/SP適用後には、さらにOffice Update/Windows Update/Microsoft Updateなどで最新のセキュリティ・パッチも適用しておくこと)。
     1.Office 2000およびSR3
     2.Office XP(Office 2002)およびSP3
     3.Office 2003およびSP1
     4.2007 Office System
     
     例えばすでにOffice 2003がインストールされているシステムの場合は、より古いバージョン(Office XPなど)をインストールすることはできないので注意していただきたい。またインストール時のオプション選択画面では、過去のバージョンを置き換える(削除/アップグレードする)のではなく、それらを残したまま、新しいバージョンを追加インストールする。なおこのインストール順序は、Officeスイート製品だけでなく、WordやExcelなどの単体アプリケーションを複数インストールする場合でも同じである。古いバージョンのものから順にインストールしなければならない。
     
    注意:Outlookは複数バージョンの共存は不可
     
     基本的には以上のインストール方法で複数のバージョンをインストールできるが、Outlookだけはどれか1つのバージョンだけしか利用できない(新しいものをインストールすると、古いものは自動的に上書き更新される。残したままにすることはできない)。
     
    メニュー項目の上書きに注意
     
     Officeの複数のバージョンを追加してインストールする場合は、メニュー項目の上書きに注意が必要である。Office 2000とOffice XPでは、同じメニュー項目名が利用されるからだ。
     
     Office 2000がインストールされたシステムにOffice XPを追加インストールすると、[スタート]-[プログラム]メニューに登録された[Microsoft Word]や[Microsoft Excel]などのショートカットがすべてOffice XPバージョンに更新される。そのため、Office 2000のWordやExcelを起動することができなくなる。これを避ける一番簡単な方法は、Office XPのインストール前に、[スタート]メニューに登録されているOffice 2000のショートカットをどこかへ一時コピーしておき、Office XPのインストール後にそれらを復旧させることだ。もしくは、[プログラム]メニューの中に新しく[Microsoft Office 2000]といったフォルダを新規作成し、その中へ移動しておけばよいだろう。
     
     ちなみに、Office 2000/Office XP/Office 2003/2007 Office Systemの4つの製品をこの順で追加インストールすると、[スタート]メニューの内容は次のようになる。


    登録されたメニュー項目
     4つのOfficeスイート製品を順番に追加インストールした場合の[スタート]メニューの例。Office 2000とOffice XPは同じメニュー項目が使用されるので上書きされてしまい、古いOffice 2000を指すメニュー項目がなくなってしまう。これに対しOffice 2003と2007 Office Systemでは、メニュー項目名に2003や2007といったバージョン表記が含まれるので、上書きされず、混乱することはない。
     元はOffice 2000のショートカットだったが、Office XPのインストール後は、同じ場所に同じ名前で上書きされてしまう。Office 2000を修復セットアップすれば復旧させることができるが、Office XPのインストール前にコピーして保存しておくのが望ましい。
     Office 2003のショートカット。
     2007 Office Systemのショートカット。
     混乱を避けるためには、各Officeバージョンのインストールごとにメニュー中に[Microsoft Office 2000]や[Microsoft Office 2002][Microsoft Office 2003]といったサブフォルダを作成して、その中へメニュー項目を移動しておくのがよいだろう。



    9 12月

    2011年12月09日 14:29

    Word2010で余白マークが表示されない-裁ちトンボを表示する

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  • 対象:Word2010

    「word2010 余白のマークが表示されない」という検索が行われていました。

    Word 2010で、下図のような余白の位置を示すマークが表示されていないので、表示する方法を探している方による検索です。

    Word2010で余白マークが表示されない

    以下の設定変更をすると、余白位置を示すマークが表示されるようになります。


    ▼操作手順:余白マークを表示させる
    [ファイル]タブ
     -[オプション]をクリック
     ↓
    [Wordのオプション]ダイアログ
     -[詳細設定]をクリック
     ↓
    [構成内容の表示]欄
     -[裁ちトンボを表示する]チェックボックスをOnにする
     ↓
    [Wordのオプション]ダイアログ
     -[OK]ボタンをクリック

    印刷関連用語に詳しい方なら、猛烈な勢いで[裁ちトンボを表示する]という表記に突っ込むところでしょうが、上記の操作で余白の位置を示すマークが表示されます。

    (本来「裁ちトンボ」「断ちトンボ」というのは、文字どおり断裁をする位置を示すマークで、Wordのマークはあくまで余白位置を示すだけのものですから、どこをどう考えても[裁ちトンボを表示する]という表記は間違いです)

    [Wordのオプション]ダイアログ-[詳細設定]-[構成内容の表示]欄-[裁ちトンボを表示する]チェックボックスは下図のような場所にあります。

    Word2010で余白マークが表示されない

    9 12月

    2011年12月09日 14:26

    Excel2010で同じブックのシートを並べて表示する

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  • 対象:Excel2010

    「エクセル2010で同じブックのシートを並べて表示する方法」
    という検索が行われていました。

    Excel 2010で、同じブック・同じExcelファイルに含まれているワークシートを、並べて表示する方法を探している方による検索です。

    Excel 2010・2007の場合、以下の手順で、同じブックのシートを並べて表示できます。


    ▼操作手順:同じブックのシートを並べて表示する
    [表示]タブ
     -[ウィンドウ]グループ
      -[新しいウィンドウを開く]をクリック
     ↓
    [表示]タブ
     -[ウィンドウ]グループ
      -[整列]をクリック
     ↓
    [ウィンドウの整列]ダイアログで
     [整列]方法を選択して[OK]ボタンをクリック

    [表示]タブ-[ウィンドウ]グループ-[新しいウィンドウを開く][整列]は以下のボタンです。

    Excel2010で同じブックのシートを並べて表示する

    9 12月

    2011年12月09日 14:22

    Office2010でPDFに変換する・PDFファイルを作成する

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  • 対象:Word2010, Excel2010, PowerPoint2010

    「エクセル2010 PDF 変換方法」
    「ワード2010 PDF 作成したい」
    といった検索が行われているのを見かけることがあります。

    ExcelやWord 2010から、PDFファイルを変換する方法を探している方による検索です。

    Office 2010では、以下の手順でPDFファイルを作成できます。


    ▼操作手順:PDFファイルを作成する
    [ファイル]タブ
     -[保存と送信]をクリック
     ↓
    [ファイルの種類]欄
     -[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリック
     ↓
    [PDF/XPSドキュメントの作成]欄
     -[PDF/XPSの作成]ボタンをクリック
     ↓
    [PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログ
     -[ファイルの種類]欄で「PDF(*.pdf)」を選択
     ↓
    [PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログ
     で保存先フォルダなどを指定後[発行]ボタンをクリック

    ユーザーインターフェースからすると、Microsoftとしては上記の操作を推奨していると感じられますが、動作が多い点がちょっと気になります。

    [ファイル]タブ-[保存と送信]をクリックして、[ファイルの種類]欄-[PDF/XPSドキュメントの作成]をクリックすると、下図のような[PDF/XPSの作成]ボタンが見えてきます。

    Office2010でPDFに変換する・PDFファイルを作成する

    ここからの流れがスマートならいいのですが、結局、昔ながらの[名前を付けて保存]ダイアログの変形版である[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログが表示され、PDFにするには[ファイルの種類]欄で「PDF(*.pdf)」を選択する必要があります。

    Office2010でPDFに変換する・PDFファイルを作成する

    これならば、最初から[名前を付けて保存]ダイアログを表示する、以下の操作手順のほうがいいんじゃないのかと感じています。


    ▼操作手順:PDFファイルを作成する
    [ファイル]タブ
     -[名前を付けて保存]をクリック
     ↓
    [名前を付けて保存]ダイアログ
     -[ファイルの種類]欄で「PDF(*.pdf)」を選択
     ↓
    [名前を付けて保存]ダイアログ
     で保存先フォルダなどを指定後[保存]ボタンをクリック

    特に、Microsoft Officeの操作に慣れている方の場合、いきなり[名前を付けて保存]ダイアログを表示する操作のほうが、おすすめしやすく感じます。

    [名前を付けて保存]ダイアログは、ショートカットキー[F12]で簡単に表示できますし。

    Office 2010でPDFファイルの

    9 12月

    2011年12月09日 14:19

    PDF保存のショートカット

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  • 対象:Word2010, Excel2010, PowerPoint2010

    このサイト・インストラクターのネタ帳で
    「office2010 pdfとして保存 ショートカットキー」
    という検索が行われていました。

    Office 2010では、アドインなどをインストールする必要なく、PDF形式でファイルを保存できるようになっています。

    Office 2010のPDF保存についてこのサイトでもご紹介しています、頻繁にPDFで保存する方の場合、ショートカットを使いたくなるものです。先の検索は、そういった方によるものでしょう。

    PDF保存のショートカットキーは用意されていないようですが、Office 2007・2010で定番の便利技である、QAT(クイックアクセスツールバー)にボタンを登録することで、アクセスキーをショートカットキーもどきとして使うことができます。


    ▼操作手順:PDFまたはXPS形式で発行ボタンをクイックアクセスツールバーに登録する

    クイックアクセスツールバー上で右クリック
     ↓
    [クイックアクセスツールバーのユーザー設定]をクリック
     ↓
    [○○のオプション]ダイアログ
     -[クイックアクセスツールバー]タブ
      -[コマンドの選択]欄で
       「すべてのコマンド」を選択
    (○○にはWord, Excel, PowerPointといったアプリケーション名が入ります)
     ↓
    一覧から[PDFまたはXPS形式で発行]をダブルクリック
     ↓
    [クイックアクセスツールバーのユーザー設定]欄に
    「PDFまたはXPS形式で発行」コマンドが表示されたことを確認
     ↓
    [○○のオプション]ダイアログ
     -[OK]ボタンをクリック


    [PDFまたはXPS形式で発行]コマンドは、[○○のオプション]ダイアログ-[クイックアクセスツールバー]-[コマンドの選択]欄の下図のような場所にあります。

    PDF保存のショートカット

    アルファベット「P」ではじまっているコマンドですから、アルファベット順に見ていけば簡単に見つけられるでしょう。

    クイックアクセスツールバーに登録したら、[Alt]キーと数字キーをショートカットキーのようにして使うことができ、簡単に[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログを表示できるようになります。

    Office 2010でPDF保存をよく使うという方は、一度お試しを!

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