今月は、「本人に連絡又は接触する場合の措置(A.3.4.2.7)」についてご説明します。

 

JIS Q 15001:2017では、『個人情報を利用して本人に連絡又は接触する場合には、
本人に対して、A.3.4.2.5a)~f)に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項、
及び取得方法を通知し、本人の同意を得なければならない』と定めています。

 

「本人に連絡又は接触する」とは、個人情報の利用目的の達成に当たり、本人に対して
郵便、電話、メールなどを送ることや、訪問する等の行為を指します。

 

「本人に連絡又は接触する」場合、個人情報を取得する際に、連絡又は接触することに
ついて通知及び同意を得る必要があります。具体的には、


 ・(個人情報を直接書面取得する)申込書の「個人情報の利用目的」に、本人が記載した
  「電話番号へ連絡することがある」旨を明記する 
 ・ネットショッピングの商品注文ページに、「メールマガジンの配信を希望する」という
  チェックボックスを設ける

 ・展示会アンケートに、「商品カタログの郵送を希望する」というチェック項目を設ける


等の対応が必要です。なお、通知及び同意の手段は、書面によることが望ましいですが、
状況に応じた方法(口頭での通知及び口頭での同意)でも良い、とされています。

 

なお、ダイレクトメールやメールマガジンを継続的に送る際には、本人が容易に配信停止を
申し出ることができるよう、発行元企業名、発行責任者、問合せ先、配信停止方法等を明記
しなければなりません。

 

「許可なくメールマガジンが突然届くようになった」「メールでの個別連絡を希望していた
のに、自宅に電話が掛かってきた」等、個人情報に関する苦情に繋がることがないよう、
「本人に連絡又は接触する」際の手順(ルール)を明確に定めておきましょう。