上司の心得

リーダー、管理者は、明確なビジョンを示して、メンバーのモチベーションを高め、チームが目的を達成できるように導かなければなりません。 大切なのは、まず上司自らが自己を変革し、マネジメントスキルを習得して、リーダーシップを発揮すること。 そのために必要なノウハウを少しずつ蓄えていきたいと思います。

相手に考えてもらうために大切なのは「質問」である。

質問のレベルが低ければ、浅くしか考えることができないが、
質問のレベルが高ければ、深く考えることができる。

何かを考えようとしたとき、誰もが自問自答する。
深く考えることができない人は、自分に対する質問のレベルが低いといえる。
質問のレベルを変えることで、考える力が高まる。

リーダーは、メンバーに「答え」を教えず、
メンバー自身に考えさせて答えを見つけられるように導く必要がある。
リーダーは「良い質問」をする習慣をもつことが必要である。

次の質問は、どうだろうか?

「残業を減らすためにはどうすればいいのか?」

このように質問をされたメンバーは、
「残業を減らすためには3つのやり方があります。1つ目は…」
というように、明確に答えられるだろうか。

問われたメンバーは、
「申し訳ありません、どうすればいいんでしょうね」
と答えるしかないだろう。

「残業を減らすためにはどうすればいいのか?」という問いかけは、
質問という形をとっているものの叱責となってしまっている。
手掛かりがないため、考えるプロセスを誘発できないからである。

良い質問には、考えるための手掛かりである「切り口」が必要である。
考えるという作業は、
「まとまりのない塊」を分解して、意味のあるように整理することである。
そのため、まず分解するために「切り口」が必要なのである。

先述の質問の「残業を減らすためにはどうすればいいのか?」ではなく、

「営業部門の社員5名が、3ヶ月連続で月に50時間を超える残業をしている。
2ヶ月以内に25時間にまで削減したい。
業務が標準化されていないことと部門内での協力体制が要因だと聞いている。
まず標準化すべき業務は何なのか、そして標準化するためにはどんな手順が必要か、
考えてくれないか」

と問いかければ、メンバーは具体的に考えはじめる。

漠然とした問いではなく、「人」「業務」「時間」などの切り口を示すことで、
相手が考えやすくなるのである。

リーダーが質問をするときには、
考えるための「切り口」がたくさん含まれた「良い質問」を心掛けたい。

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閉塞感漂う現在の経済環境の中では、
企業が成果を出し続けることは非常に難しい状況である。
また、業務の高度化・複雑化により仕事環境の厳しさが増している。

過去のどの時代と比べても、
現代の管理者ほど忙しくて、高いスキルを求められる時代はない。

でも、人に与えられた時間は、昔も今も同じ。
貸し借りもできない。
1日は24時間であり、1年は365日である。

すなわち、時間の使い方、タイムマネジメントの上手下手が、
ますます仕事の成果を左右することになる。
いかに有効に時間を使うか、その術を学んで実践できる人こそが、
この厳しい環境の中にあっても、成果を出し続ける人になりえるのである。

タイムマネジメント力を高めるためには、
まず現在の時間の使い方について、実態を把握する必要がある。

ある企業で、マネージャーに1ヶ月間の行動を行動別に時間入力してもらい、
構成比をグラフ化して「見える化」するという調査を実施した。

この調査の目的は、
マネージャーが、何にどれだけ時間を費やしているかを明確にすることである。
調査の結果、マネージャー達は調整業務や間接業務に時間をとられ、
最も大事な「利益の源泉である現場指導」が手薄にになっていたことが明確になった。

マネージャー達自身も、自分の時間の使い方を改めて「見える化」したことで、
時間管理の重要性を再認識し、改善に取り組むことができたのである。

働き方に自由裁量のあるマネージャーこそ、
タイムマネジメントを学ぶことが大切であるといえる。

本来タイムマネジメントは、仕事の優先順位づけと計画、そして実践である。
決して難しい話ではなく、極めてシンプルである。

優先順位づけの決め⼿になるのが、「重要度」と「緊急度」で、
4象限のマトリックスによって示される。
まず「①緊急度が高く重要度の高い業務」を優先に仕事を行う。
次に「②緊急度が高く重要度の低い業務」にとりかかる。
すると、実はとても重要な「③緊急度は低いが重要度の高い業務」、
例えば「⼈材育成」や「業務改革」、
など中期的に成果に影響を及ぼす事項が後回しになってしまう。

大切なことは、③をいかに計画的に実行するかである。
時間に限りがある以上、仕事が減らない以上は、
他の人に振るか、フォーカスすべき仕事を厳選するかしかない。

時間が足りなくて困っているマネージャーの皆さんは、
⼀度、自分の仕事を棚卸ししてみよう。
どこにどれだけ時間を費やすか、その計画に時間を費やして、
自己を律して⾏動することが、今のマネージャーには求められている。

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さあ片付けるぞと意気込んだが、なかなか始められない…
やっと始めたものの懐かしい物が出てきて、今日はまあいいか…

あなたは、片づけのどのタイミングでつまづくだろうか。
なかなか片づけを始められないなら、次のことを試してみよう。

1.少しずつやる

場所が広い場合には、エリアを細分化する。
「1日1エリアを20分で」など、場所と時間を区切るのがよい。

2.始める時刻を決める

その日のイベントとして、計画に入れておけば取り組みやすい。

3.人を招くイベントをつくる

人を呼ぶことを企画する。
人に見られることを意識することで、片づける意欲が高まる。

あなたが途中で中断してしまう場合には、以下に取り組んでみよう。

1.ゴールイメージを決める

片付けが終わった状態をイメージする。
ゴールの良いイメージを持てば、続ける意欲が高まる。

2.分別に悩めば保留箱へ入れる

残すのか捨てるのか、決められないときには、
ひとまず「保留箱」へ入れて、あとで判断する。
どんどん進めていくことがポイント。

3.自分のクセを知って防ぐルールをつくる

例えば、机に無意識にペットボトルを置いてしまうなら、
残っているなら冷蔵庫へ入れる…
空ならごみ箱へ捨てる…
散らかさないしくみをつくるのである。

自分に合ったルールや仕組みを取り入れて、
「あとで」ではなく、「すぐに」「つねに」片づられるようになりたい。

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